Interne Audits

Ziel und Zweck

Interne Audits dienen der Überprüfung, Aufrechterhaltung und Verbesserung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems. Diese PB legt die Zuständigkeiten und Verfahren für interne Audits fest.

Geltungsbereich

Interne Audits werden an allen Stellen unseres Hauses durchgeführt, deren Aktivitäten für die Qualitätsverträglichkeit der Dienstleistungen relevant sind.

Begriffe

Audit

Systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob die Tätigkeiten und Ergebnisse den geplanten Anforderungen entsprechen. Weiterhin wird überprüft, ob diese Anforderungen verwirklicht werden und geeignet sind, die geplanten Ziele zu erreichen. Die Durchführung erfolgt auf der Grundlage von Jahresplänen durch befähigte Auditoren.

Systemaudit

Beurteilung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems durch Feststellung, ob die erforderlichen Prozesse existieren, durch Beurteilung der Kenntnisse des Personals und durch Prüfung der praktischen Ausführung der Prozesse.

Prozessaudit

Beurteilung sämtlicher Prozesse der Leistungserbringung zur Bestimmung deren Wirksamkeit.

Produktaudit

Überprüfung der Einhaltung von Qualitätsmerkmalen bei der Leistungserbringung.

Planmäßiges Audit

Wird nach einem Auditplan durchgeführt, dessen zeitlicher Rahmen festgelegt ist.

Außerplanmäßiges Audit

Wird zusätzlich zu einem geplanten Audit durchgeführt, wenn wichtige Änderungen im Qualitätssystem, in der Organisation oder in der Qualitätsverträglichkeit der Dienstleistungen oder Tätigkeiten eintreten oder befürchtet werden.

Zuständigkeiten

Leiter des Qualitätsmanagements

Der QM-Leiter ist für die Planung und Durchführung der Audits verantwortlich. Er erstellt die jährlichen Auditpläne und überwacht die Einhaltung der geplanten Termine. In speziellen Fällen plant er zusätzliche Audits und veranlasst deren Durchführung. Die Auditergebnisse werden der obersten Leitung berichtet und sind Bestandteil des Managementreviews.

Auditoren

Zur Durchführung der Audits steht ein Auditorenteam zur Verfügung. Die Auditoren bereiten die Audits vor, informieren den entsprechenden Bereich, führen das Audit durch, dokumentieren die Ergebnisse und überwachen die festgelegten Korrektur und Vorbeugungsmaßnahmen. Sie beurteilen die Wirksamkeit der Abstellmaßnahmen.

Ablauforganisation

Auditorenqualifikation

Die Qualifikation erfolgt durch interne Schulungen. Weiterhin ist die Kenntnis der Normen DIN EN ISO 9001:2008, VDA Band 6 Teil 1-6, QS 9001 und TS 16949:2002 erforderlich. Kundenforderungen werden im Rahmen der Vertragsprüfung ermittelt und umgesetzt.

Auditplanung und Durchführung

Die Auditpläne werden jährlich erstellt und enthalten:

• den Bezug zu den Referenzdokumenten z.B. Norm, QMH
• den Bereich, Prozess, das Produkt
• den anzuwendenden Fragenkatalog
• die geplanten Termine
• den/die Auditoren.

Es werden jährlich alle Elemente des QM-Systems geprüft. Die Durchführung erfolgt gemäß dem vereinbarten Ablauf. Bei Kundenbeschwerden und dem Auftreten interner oder externer Fehler wird die Häufigkeit erhöht.

Bewertung

Die Auditergebnisse werden durch den Audtior bewertet.

Festlegung außerplanmäßiger Audits

Bei Problemen (oder Verdacht auf Probleme), die mit der Qualität und Umweltverträglichkeit der Dienstleistungen und Tätigkeiten zusammenhängen, können kurzfristig und ohne Anmeldung außerplanmäßige Audits erfolgen. Diese werden durch den QM-Leiter verfügt und wie planmäßige Audits durchgeführt.

Zusammenstellung der Auditunterlagen

Audits werden anhand schriftlicher Unterlagen durchgeführt, die auf der Basis des Qualitäts- und Umwelthandbuchs, der Prozessbeschreibungen und anderer QM-Unterlagen erarbeitet werden. Bei planmäßigen Audits werden die Unterlagen vor Durchführung des Audits an den zu auditierenden Bereich geleitet, damit sich die Mitarbeiter auf die Befragung vorbereiten können. Dies geschieht in der Regel mit einigen Tagen Vorlauf. Zu einem Audit können sämtliche Unterlagen des auditierten Bereichs herangezogen werden.

Ablauf eines Audits

Nachdem alle Vorbereitungen getroffen wurden und mit dem zu auditierenden Bereich ein Termin vereinbart wurde, erfolgt die Befragung und Überprüfung. Da in der Regel nicht jedes Detail gründlich überprüft werden kann, werden Stichpunktkontrollen gemacht. Das Audit wird zusammen mit dem Mitarbeiter durchgeführt, der für den Bereich zuständig ist.

Es findet im zu auditierenden Bereich statt. Nur dort lässt sich zuverlässig feststellen, ob die vorgegebenen Tätigkeiten richtig eingeführt und akzeptiert sind und ob sie richtig ausgeführt werden. Nach dem Audit wird das Ergebnis mit dem Verantwortlichen des Bereichs besprochen.

Erstellung eines Auditberichts

Zu jedem Audit wird ein Bericht erstellt, der Folgendes enthält:

• Auditergebnis
• festgestellte Abweichungen und vorgeschlagene Korrekturmaßnahmen
• Verbesserungspotentiale.

Er wird an den auditierten Bereich und den Leiter des Qualitätswesens zur Bewertung des Gesamtsystems und zur Aktualisierung des Auditplans verteilt.

Abweichungen

Abweichungen, die die Wirksamkeit des QM-Systems infrage stellen oder zur Nichterfüllung von Kundenanforderungen führen, lösen sofortige Abstellmaßnahmen aus. Gleichzeitig werden Termine und Verantwortlichkeiten für die Erstellung eines Aktionsplanes zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmen festgelegt.

Inhalte des Aktionsplanes sind:

• Darlegung der Abweichung z.B.
  • Normforderung nicht erfüllt
  • Tätigkeit entspricht nicht den Vorgaben
  • Vorgaben werden nicht umgesetzt
  • Vorgaben sind ungeeignet
• Bewertung der Abweichung hinsichtlich
  • Produktsicherheit/Risiken
  • Wirtschaftlichkeit
  • Image
• Abstellmaßnahmen
• Verantwortung und Termine
• Prüfung der Wirksamkeit
• Standardisierung der Lösung
• Berichterstattung.

Nachaudit

Liegt bei Systemaudits der Erfüllungsgrad unter 60%, wurde das Audit nicht bestanden. Die Auditoren führen in diesem Fall innerhalb von 6 Monaten ein Nachaudit der Abweichungen durch.

Dokumentation

Die Auditberichte/Abweichungsberichte und Aktionspläne sind Qualitätsaufzeichnungen und müssen mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden.

Änderungsdienst

Der Änderungsdienst dieser PB wird vom QM-Beauftragten vorgenommen.

Hinweise und Mitgeltende Unterlagen

Mitgeltende Unterlagen

keine

Hinweise

- keine -

Anlagen

- keine –