Erstellen von Prozessbeschreibungen
Ziel und Zweck
Durch Prozessbeschreibungen werden die einzelnen Prozesse des Qualitäts- und Umwelthandbuchs detaillierter beschrieben. Sie werden für alle Themengebiete erstellt, bei denen eine solche zusätzliche Beschreibung erforderlich scheint.
Diese PB regelt die Zuständigkeiten und Vorgehensweise für das Erstellen, Prüfen, Einführen und Pflegen von Qualitäts- und Umwelt-Prozessbeschreibungen.
Geltungsbereich
Diese Prozessbeschreibung gilt für alle Abteilungen des Unternehmens.
Begriffe
Für die Begriffe QM-Systems, Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung und Prüfvorschrift gelten die in "Aufbau des Qualitäts- und Umweltmanagementsystems" erläuterten Definitionen.
Zuständigkeiten
Prozessverantwortliche
Der Prozessverantwortliche ist zuständig für
- die Entscheidung, zu welchen Prozessen Prozessbeschreibungen bzw.–diagramme erstellt werden
- die Erstellung und fachliche Prüfung der Prozessbeschreibung
- die Freigabe nach den festgelegten Prüfungen
- die Umsetzung von Änderungen
- die Überwachung deren Wirksamkeit.
QMB
Der Qualitätsmanagementbeauftragte ist zuständig für
- die Prüfung der Prozessbeschreibung hinsichtlich Normkonformität
- die Verteilung und Pflege der Prozessbeschreibungen
- die Aktualisierung der QM-Dokumentation.
Ablauforganisation
System der Ordnungsnummern
Prozessbeschreibungen werden ebenso wie das alle anderen Dokumente des QM-Systems im Wiki gepflegt und dort versioniert.
Wird eine PB außer Kraft gesetzt, wird diese entsprechend markiert.
Gestaltungsrichtlinien
Die Gestaltung anderer Prozessbeschreibungen orientiert sich an dieser PB. Insbesondere muss jede PB enthalten:
- Markierung des Erstellers
- Markierung des Prüfers
- Markierung des Freigebenden.
Einheitliche Gliederung aller Vorschriften
Alle Prozessbeschreibungen sind wie folgt gegliedert:
- Ziel und Zweck: Ganz kurze Beschreibung, was mit der PB bezweckt werden soll.
- Geltungsbereich: Auflistung der Bereiche, Stellen und Personen, für die diese PB relevant ist.
- Begriffe: Kurze Erläuterung von Begriffen, die zum Verständnis wichtig sind. Definitionen.
- Zuständigkeiten: Festlegung der Zuständigkeiten einzelner Bereiche.
- Ablauforganisation: Dieser Punkt stellt den Hauptteil der PB dar. Hier werden ausführlich alle Regelungen erläutert. Optional kann es sinnvoll sein den Ablauf durch ein Flussdiagramm zu visualisieren.
- Dokumentation: Regelung, in welcher Form Aufzeichnungen zu erfolgen haben, wie lange und wo diese aufbewahrt werden.
- Änderungsdienst: Festlegung, wer den Änderungsdienst der PB durchführt.
- Hinweise und mitgeltende Unterlagen: zusätzliche Hinweise, die zu beachten sind. Verweise auf andere Unterlagen.
- Anlagen: Auflistung der Anlagen zur PB. Die Anlagen werden mit der PB verlinkt.
Mit Ausnahme von Punkt 5 (und eventuell Punkt 6) sollen alle Abschnitte sehr knapp gehalten werden. Alle Beschreibungen müssen in knapper Form verfasst sein. Sie sollen klar und eindeutig sein!
Prüfung- und Verteilung
Der Prozessverantwortliche legt fest, wer die PB fachlich prüft. Er bestimmt auch den Verteilerschlüssel der freigegebenen PB.
Die fachliche Prüfung/Beurteilung kann durch mehrere Organisationseinheiten oder Spezialisten erfolgen. Die Gesamtverantwortung bleibt beim Prozessverantwortlichen.
Ergänzende Prozessbeschreibung durch Flussdiagramme
Mit [BPMN]-Diagrammen werden Geschäftsprozesse grafisch dargestellt. Der Aufbau eines Diagramms besteht immer aus Lanes/Pools, um die Verantwortlichkeiten zu definieren und kann Arbeitsschritte, Input, Ablauf, Output-Repräsentationen u.v.m. enthalten.
Notationselemente
Die verwendeten Symbole bzw. Notationslemente basieren auf der BPMN 2.0-Spezfikation der OMG.
Dokumentation
Jede Prozessbeschreibung wird im QMSWIKI hinterlegt. Auf diese Weise wird stets nur die aktuelle Version verwendet.
Änderungsdienst
Der Änderungsdienst dieser PB wird vom QM-Beauftragten vorgenommen.
Hinweise und mitgeltende Unterlagen
Mitgeltende Unterlagen
Die Beschreibungen des QM-Handbuchs Dokumentationsanforderungen
Hinweise
Dateinamen und Pfade für die IT-Speicherung von Dokumenten.
Alle Prozessbeschreibungen, das QM-Handbuch und andere Unterlagen sind dauerhaft auf dem PC-Netzwerk gespeichert. Die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Verzeichnisse vergibt der QM-Leiter.
Anlagen
- keine -