Anlegen eines Geschäftskontakts

Beschreibung:

Im Rahmen der Akquisebemühungen wird Adressmaterial verwendet, welches entweder durch Werbeaktivitäten selbst, oder durch das Netzwerk der Account Manager entstanden ist. Um mit diesen Kontakten in eine Kundenbeziehung einzusteigen, ist die regelmäßige Bearbeitung dieser Kontakte nötig. Ferner ist eine Dokumentation aller Aktivitäten notwendig, um den Account Managern eine lückenlose Dokumentation aller Kontakte zur Verfügung zu stellen.

Zunächst legt man hierzu eine Firma an, anschließend den dazugehörenden Geschäftskontakt (Einzelperson).

'Aufnahme Firma'

Bevor eine neue Firma angelegt wird, sollte unbedingt geprüft werden ob diese nicht schon vorab von jemand anderen angelegt wurde! Die Aufnahme von Firmen erfolgt über das Modul "Firmen". In der Symbolleiste findet sich ein Button „Neu“, über den neue Firmen angelegt werden können. SIP sieht hier eine Möglichkeit zur Darstellung von Konzernstrukturen vor. Wir nutzen diese NICHT. Es werden AUSSCHLIEßLICH Firmen angelegt.

Es erscheint ein Dialogfenster, welches zur Eingabe der Kontaktinformationen für Fimen auffordert.

Das Eintragen der Firmeninformationen wird unterstützt durch Klick auf den Button "Firma". Hier kann dann "Firma Name" angegeben werden sowie ergänzende Informationen wie Branche, Mitarbeiterzahl u.a. in das Formular eingetragen werden.

Durch einen Klick auf OK kehrt man zurück auf die ursprüngliche Maske. Die Angabe des Standortes erfolgt über den Button "Standort". Hier können alle Standort-spezifischen Informationen hinterlegt werden.

Über den Klick auf OK kehrt man zurück in die Ursprungsmaske, in der nun alle bereits eingetragen Informationen übernommen worden sind. Erneutes klicken auf OK legt die Firma als Datensatz in SIP an.

'Aufnahme Geschäftskontakt'

Die Aufnahme von neuen Geschäftskontakten einer bereits angelegten Firma erfolgt ebenfalls über das Modul "Firmen". Dort wird die zu bearbeitende Firma gesucht und ausgewählt bzw. markiert. Im unteren Fenster des SIP-Fensters wird der Reiter "Geschäftskontakte" angeklickt. Auch bei der Aufnahme neuer Geschäftskontakte muss vorab geprüft werden, ob diese nicht bereis im SIP hinterlegt sind. Ist der Geschäftspartner noch nicht angelegt, so wird am rechten unteren Rand des SIP-Fensters anschließend der Button "Neu" angeklickt.

Es erscheint ein Dialogfenster, welches zur Eingabe der Kontaktinformationen auffordert. Hier wird die bereits angelegte Firma ausgewählt (NICHT Konzern), um den Geschäftspartner dort entsprechend zuzuordnen-.

Hier sollten die Kontaktdaten der Person nicht über "Adresse aus Zwischenablage" eingefügt werden, da sonst automatisch eine neue Firma angelegt wird. In jedem Fall ist eine Überprüfung der Daten bezüglich korrekter Zuordnung und Nutzung vorhandener Datensätze notwendig.

Alle weiteren Adress- und Kontaktdaten sind ebenfalls zu füllen.

Das Bemerkungsfeld lässt Raum für Anmerkungen der Marketingmitarbeiter und Account Manager.

Über den Button „Erweitertes Formular“ sind weitere Informationen anzulegen.

Insbesondere im zentralen unteren Bereich ist eine Kategorisierung vorzunehmen. Neue Kontakte, zu denen noch nie eine Geschäftsbeziehung bestand (Unterschriebener Vertrag) sind als Potentialkunden zu kennzeichnen. Kontakte bei denen bereits z.B. ein Besetzungsvertrag vorliegt, sind als Kunden zu markieren (auch wenn dies längere Zeit her ist).

Unternehmen, die als Lieferanten für Kandidaten/BusinessPartner agieren, sind als Partner zu markieren. Unternehmen, die als ausschließlich Zulieferer (für Material) agieren, sind als Lieferant zu markieren. Kontakte, zu denen schwierige Geschäftsbeziehungen bestehen, sind mit „Achtung !!“ zu markieren. Eine Begründung ist in das Bemerkungsfeld einzutragen. Kontakte, die keine Entscheidungsbefugnis für einen Vertragsabschluss haben, sind als "kein Entscheider" zu markieren.

Bei dem Berabeiter muss der zuständige Account Manager ausgewählt werden.

Im Nachgang dem neuen Geschäftskontakt bitte eine Mail senden, damit dieser über die Aufnahme informiert wird. Hier in der Mail bitte den Textbaustein "Bestätigungsmail nach Telefonst zur Aufnahme GK" verwenden. Die erste Zeile bitte entsprechend als Betreff einsetzen.

!!VORSICHT!! Es ist darauf zu achten, dass Daten nicht doppelt angelegt werden. Es muss sehr genau geprüft werden, ob vorhandene Daten genutzt/ aktualisiert werden können. Nur wenn nicht, sind neue Daten anzulegen.

Erst nach Anlage des Geschäftskontaktes kann die zu besetzenden Positionen/Projekte angelegt werden. Die nähere Vorgehensweise ist in der Arbeitsanweisung „Positionen anlegen“ beschrieben.