Unterschriftenregelung
Um durch Dokumente ausgedrückte Risiken des Unternehmens prüfen und bewerten zu können, ist eine gründliche Prüfung aller kaufmännischen und vertraglichen Vorgänge sicherzustellen. Diese Arbeitsanweisung regelt daher die Vorgehensweise für alle Korrespondenz und Verträge des Unternehmens.
Geltungsbereich
Alle Mitarbeiter des Unternehmens, alle Abteilungen
Regelungen
1. Vier-Augen-Prinzip
Es gilt das 4-Augen-Prinzip für Korrespondenz und Verträge. Da heißt alle Briefe, Verträge und sonstige Dokumente sind von zwei Personen zu unterzeichnen. Dabei unterzeichnet der Ersteller oder Erstprüfer links (bzw. oben), der Zweitprüfer rechts (bzw. unten).
2. Befugnisse
Per Unterzeichnung werden Befugnisse kommuniziert. Daher gilt Folgendes:
- Alle Mitarbeiter unterzeichnen mit einem vorangestellten "i.A."
- Handlungsbevollmächtigte mit einem vorangestellten "i.V."
- Prokuristen mit einem vorangestellten "ppa."
- (nur) Geschäftsführer (GF) unterzeichnen ohne präfix, sondern nur mit der Namensunterschrift.
3. Vorgänge und Beträge
Unter Wahrung der oben genannten Regelungen gilt folgende Anweisung:
| Dokumentenart | 1. Unterzeichner | 2. Unterzeichner |
|---|---|---|
| Briefe | mindestens i.A. | mindestens i.A. |
| Bestellungen | mindestens i.A. | mindestens i.A. |
| Bestellungen >200 EUR | mindestens i.A. | mindestens i.V. |
| Angebote | mindestens i.A. | mindestens i.V. |
| Vorvereinbarungen (VVs) | mindestens i.A. | mindestens i.A. |
| Verträge (z.B. Provisionsvereinbarungen, (Rahmen-)Besetzungsvereinbarungen, Dienstverträge) | mindestens i.A. | mindestens i.V. |
| Auftragsbestätigung | mindestens i.A. | mindestens i.V. |
Abweichungen
Abweichungen von diesen Regelungen sind nur in Absprache bzw. auf Anweisung der Geschäftsführung zulässig.
Berlin, 24.01.2019
Christoph Jöckel
Geschäftsführer