Kandidaten anbieten

Im Dialog mit Kunden erhalten wir Aufträge vakante Positionen zu besetzen oder das Staffing für Projekte zu übernehmen. Sobald passende Kandidaten identifiziert sind, werden diese mittels Angebot als Kandidatenvorschlag an den Kunden versendet. Der Berater der angeboten werden soll, ist unter "Positionen" - "Zugeordnete Bewerber" zu finden. Mit einem Doppelklick auf den Namen des Kandidaten öffnet sich das folgende Fenster.

Auf dem Button "Konditionen" können alle Einstellungen bezüglich des finanziellen Rahmens eingestellt werden. Zunächst ist unter "Vertragsart" (links zu finden) auszuwählen, ob wir mit dem Stundensatz, Tagessatz oder Festpreis kalkulieren. Des Weiteren ist bei "Zielberechnung" (rechts) einzustellen, ob wir den Verkaufspreis oder die Marge ausrechnen wollen. Je nach Fall wird dies eingestellt und die Werte für EK/VK/Marge eingetragen.

Als letzten Schritt im Bereich "Konditionen" wird noch eingestellt um welche Währung es sich handelt. Außerdem wird der "effektive Starttermin" noch notiert. Nachdem diese Einstellungen getätigt worden sind, wird das Fenster unten rechts unter "schließen" geschlossen.

Im nächsten Schritt muss das Angebot erstellt werden. Durch den Klick auf "Angebot erzeugen" am rechten unteren Rand wird das Angebot erzeugt.

Das Folgende Fenster öffnet sich:

Zum einen ist hier das im Vorfeld vorbereitete Beraterprofil auszuwählen. Dafür wird rechts das Dropdown - Menü auf „Eigenes Profil“ gesetzt und im sich öffnenden Auswahlfenster, das entsprechende Profil ausgewählt. Der Name des Profils erscheint unter dem Dropdown – Menü. Nun muss das Profil nochmals überprüft werden, in dem man dieses mit einem Doppelklick öffnet. Beim Schließen fragt das Programm, ob es das Profil auf „geprüft“ setzen soll. Durch Klick auf „Ja“ erscheint ein grüner Haken. Jetzt ist noch die Vertragsart entsprechend der Positionsvorgabe auszuwählen. Aufgrund der vorherigen Eingabe in der Position füllen sich die Felder EK/VK netto, Profit, Leistungsart und Kategorie automatisch (dies sollte jedoch nochmals überprüft werden).

Bevor zum Modul "Email Angebot" oben links gewechselt wird. Ist es sinnvoll den Titel der Position zu kopieren. Im Anschluss wird auf "Email Angebot" geklickt und es öffnet sich folgendes Fenster. Hier wird nun unter Vorlagen die entsprechende Version ausgewählt; je nachdem ob ein Angebot für eine Festanstellung oder für ein Projekt erstellt wird. Zusätzlich wird bei einem Angebot für ein Projekt nochmal zwischen "Kandidatenvorschlag für Ihr Projekt" und "OpenBook - Kanidatenvorschlag für Ihr Projekt" unterschieden. Bei der OpenBook Variante wird dem Kunden im Angebot der EK sowie der VK angezeigt. Nachdem die Variante für die Vorlage ausgewählt wurde, befindet sich in der Email die passende Angebotstabelle. Als nächsten Schritt sollte im Betreff, der kopierte Name der Position eingefügt werden ("xxx" ist hier mit dem Namen zu füllen). Des Weiteren muss bei "PRAnzahl" die Anzahl der vorgeschlagenen Berater eingetragen werden. In der Tabelle ist es erforderlich zu beachten dass die Verfügbarkeit eingetragen wird und vor "/Stunde", die Währung für das Angebot ergänzt wird. Je nachdem ob dem Kunden der Name des Beraters mitgeteilt wird oder nicht, muss die Tabelle angepasst werden und der Name eventuell entfernt werden.

Wenn die Änderungen alle übernommen worden, wird auf speichern geklickt und das Angebot ist fertig. Im Nachhinein wird der zuständige Account Manager über das fertige Angebot informiert, so dass er dieses absenden kann. Alternativ kann dies auch per Absprache mit dem Account Manager selber rausgesendet werden. Hierbei ist wichtig darauf zu achten den Account Manager auf CC zu setzen. Das Angebot kann unter dem Button "Angebote" in der jeweiligen Position versendet werden, in dem auf das Angebot angeklickt wird und rechts "senden" ausgewählt wird.

Nach Prüfung der Profile und Kalkulation versendet der Account Manager ein entsprechendes Angebot an den Kunden. Darin kommuniziert er insbesondere Profildetails, Preise sowie Verfügbarkeiten bzw. Lebenslauf, Gehaltsvorstellungen und Eintrittstermine.

Bei Versendung des Angebotes ist der für die Position bzw. das Projekt zuständige Recruiting Manager in cc zu setzen ODER per E-Mail über den Versand der Kandidatenprofile zu informieren. Grund dafür ist, dass der Recruiting Manager im Anschluss die Aufgabe hat, die Kandidaten per E-Mail über die Versendung ihres Profils zu informieren.

Bei Angeboten für Positionen in Festanstellung gibt es eine Besonderheit: Der zuständige Recruiting Manager muss neben der automatischen Kennzeichnung des Kandidaten in SIP als "angeboten" auch in einer Excel-Liste vermerken, dass der jeweilige Kandidaten dem jeweiligen Kunden vorgeschlagen wurde. Die Excel-Liste heißt 20161219_Tracking_PERMANENTS_Verbleib.xlsx und ist unter folgendem Pfad in SIP zu finden: Dokumente -> 3_BP -> Festanstellung -> Monitoring_Tracking Permanents Verbleib -> 20161219_Tracking_PERMANENTS_Verbleib.xlsx Diese Excel-Liste ist die Grundlage für das ca. ein Jahr lang stattfindende regelmäßige Tracking der vorgeschlagenen Perm-Kandidaten. Ziel dessen ist es, herauszufinden ob Kunden von JLInk vorgeschlagene Kandidaten eingestellt haben ohne JLink davon zu informieren und demnach ohne die fällige Provision zu zahlen.