Vertriebsprozess

Ziel und Zweck

Das Account Management sichert den Erfolg des Unternehmens u.a. dadurch, dass Anfragen erfasst, Angebote erstellt und Verträge geschlossen werden. Fehlerfreiheit und Geschwindigkeit sind erfolgskritisch. Diese PB legt fest, in welcher Form dies erfolgt.

Geltungsbereich

Diese Prozessbeschreibung gilt für das Account Management der JLink temp experts GmbH.

Account Management

Das Account Management ist für die Aufnahme von Anforderungen, die Erteilung von Rechercheaufträgen an das Recruiting Management, die Erstellung von Angeboten sowie das Schließen von Verträgen zuständig.

Ablauforganisation Contracting

Ablauforganisation Permanent

Anfrage aufnehmen

Der Account Manager nimmt detailliert die Anforderungen des Kunden auf. Formulargestützt führt der Account Manager das Kundengespräch und ermittelt alle für die Bearbeitung nötigen Daten. Im Bedarfsfall kann ein Rekrutierungsmanager hinzugezogen werden.

Die aufgenommenen Anforderungen sind entsprechend zu bewerten, ob sie a) erfüllbar und b) im strategischen Interesse des Unternehmens liegen. Hier ist bei Zweifeln der Geschäftsführer zu konsultieren.

Rechercheauftrag erteilen

Auf Basis der aufgenommenen Anforderungen erstellt der Account Manager eine Positionsbeschreibung und beauftragt das Rekrutierungsmanagement mit der Kandidatenrecherche. Das Rekrutierungsmanagement stellt anschließend den Anforderungen entsprechende Profile zur Verfügung.

Angebote erstellen

Nach Prüfung der Profile und Kalkulation versendet der Account Manager ein entsprechendes Angebot an den Kunden. Darin kommuniziert er insbesondere Profildetails, Preise sowie Verfügbarkeiten bzw. Lebenslauf, Gehaltsvorstellungen und Eintrittstermine.

Bei Versendung des Angebotes ist der für die Position bzw. das Projekt zuständige Recruiting Manager in cc zu setzen ODER per E-Mail über den Versand der Kandidatenprofile zu informieren. Grund dafür ist, dass der Recruiting Manager im Anschluss die Aufgabe hat, die Kandidaten per E-Mail über die Versendung ihres Profils zu informieren.

Bei Angeboten für Positionen in Festanstellung gibt es eine Besonderheit: Der zuständige Recruiting Manager muss neben der automatischen Kennzeichnung des Kandidaten in SIP als "angeboten" auch in einer Excel-Liste vermerken, dass der jeweilige Kandidaten dem jeweiligen Kunden vorgeschlagen wurde. Die Excel-Liste heißt 20161219_Tracking_PERMANENTS_Verbleib.xlsx und ist unter folgendem Pfad in SIP zu finden: Dokumente -> 3_BP -> Festanstellung -> Monitoring_Tracking Permanents Verbleib -> 20161219_Tracking_PERMANENTS_Verbleib.xlsx Diese Excel-Liste ist die Grundlage für das ca. ein Jahr lang stattfindende regelmäßige Tracking der vorgeschlagenen Perm-Kandidaten. Ziel dessen ist es, herauszufinden ob Kunden von JLInk vorgeschlagene Kandidaten eingestellt haben ohne JLink davon zu informieren und demnach ohne die fällige Provision zu zahlen.

Verträge schließen

Findet ein Kandidat das Interesse des Kunden koordiniert der Account Manager gemeinsam mit dem Rekrutierungsmanagement entsprechende Vorstellungsmöglichkeiten. In den positiven Fällen erstellt das Account Management anschließend entsprechende Verträge für den Kunden sowie für den Kandidaten.

Im Falle einer Festanstellung (Perm) werden entsprechende Verträge vor der Recherche und Kandidatenpräsentation mit dem Kunden geschlossen.

Dokumentation

Die Aufnahme der Anforderungen werden formulargestützt vorgenommen, sowie als Position im CRM-System dokumentiert. Angebote werden im CRM-System versioniert und dokumentiert. Verträge werden im CRM-System erstellt und - wenn unterzeichnet - auch als Papier Dokumentiert archiviert.

Änderungsdienst

Der Änderungsdienst dieser PB wird vom QM-Beauftragten vorgenommen.

Hinweise und Mitgeltende Unterlagen

Mitgeltende Unterlagen

• Datei:F-7-2-03 FormularKundenanforderungenContracting.doc.docx
• Datei:F-7-2-04 FormularKundenanforderungenPermanent.doc

• Datei:The 10 Biggest Mistakes in Sales.pdf
• Datei:6 Ways to take the Chill Out.pdf

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Anlagen

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